El Ministerio de Educación Nacional implementó el Sistema de Información los Fondos de Servicios Educativos (SIFSE) en el cual se registra la información sobre los recursos que se manejan en los Fondos de Servicios Educativos (FSE).
La Secretaría de Educación como entidad certificada le corresponde las siguientes responsabilidades frente al SIFSE:
- Expedir la reglamentación y conformación de los FSE y/o reorganización de los mismos, de acuerdo con las orientaciones dadas por el Ministerio de Educación Nacional y reportarla en el módulo de administración de fondos.
- Administrar en el aplicativo el inventario de FSE, las novedades de los mismos, y verificar los datos necesarios para el giro de recursos por parte de la Nación (cuentas bancarias. NIT, representante legal, etc.)
- Realizar el seguimiento a la actualización de la información financiera reportada por los establecimientos educativos y evaluar la ejecución.
- Ejercer inspección y vigilancia a los FSE de conformidad con las competencias asignadas por la Ley 715 de 2031.
- Brindar asistencia técnica y soporte a los establecimientos educativos estatales de su jurisdicción en el manejo de los FSE para garantizar el adecuado uso de los recursos, la calidad y consistencia de la información.
- Garantizar que los rectores y directores rurales de cada establecimiento educativo estatal que cuente con FSE se registren en el sistema y diligencien la información de manera oportuna, atendiendo las instrucciones consignadas en el manual operativo del Ministerio de Educación Nacional.
- Validar la información, velando por la veracidad, oportunidad y calidad de la información registrada.
- Utilizar el sistema para fortalecer el reporte en el Formato Único Territorial (FUT).
- El reporte de la información financiera de los Fondos de Servicios Educativos en el SIFSE tiene carácter acumulativo y se hace en periodos trimestrales de acuerdo con las fechas establecidas por el Ministerio de Educación.
- El reporte de la información se hace en un módulo denominado “Módulo de Registro de Información Financiera de los Fondos de Servicios Educativos”. En este módulo cada administrador de un FSE debe reportar la información relacionada con ingresos y gastos del establecimiento Educativo Oficial.